табельный номер в личной карточке

Как присваивается табельный номер сотруднику

С таким понятием, как табельный номер, сотрудники предприятий и организаций сталкиваются далеко не всегда. Более того, рядовые работники могут просто-напросто даже не знать о его существовании. А вот специалисты кадровых отделов обязаны вести табельный учет персонала. И это лишь часть кадрового делопроизводства, которое является настоящей наукой, имеющей свои законы, правила и порядки. При этом, раздел о табельных номерах занимает в ней хоть и не вполне официальное, но довольно значительное место.

Что такое табельный номер

Как уже понятно из самого названия, по сути, табельный номер – это специальный цифровой код работника. Он присваивается человеку с момента начала исполнения им трудовых обязанностей. Табельные номера не повторяются и для каждого сотрудника такой шифр является строго индивидуальным. На протяжении всего периода работы человека в той или иной компании его табельный номер остается неизменным.

Даже если работник в какой-то момент уволился из организации, но потом принял решение в нее вернуться, ему будет присвоен прежний табельный номер.

Надо сказать, что табельный учет редко используется в маленьких фирмах, но, как правило, он в обязательном порядке применяется на средних и крупных предприятиях.

Для чего нужны табельные номера

Присвоения работникам предприятия особенных цифровых комбинаций преследует сразу несколько целей:

Но, все же, основное предназначение табельного номера – учет времени, проводимого сотрудником непосредственно на рабочем месте. Для этого, уполномоченные работники предприятия фиксируют время прибытия персонала с работы и ухода домой, всевозможные отлучки на обед, по личным делам и т.д. В дальнейшем эти сведения позволяют определить, отработал ли человек положенное время или может быть у него была переработка, и, исходя из этого, начислить ему заработную плату.

Если говорить о времени, которое сотрудник должен проводить на рабочем месте, то тут существует три основных варианта.

Чаще всего последние два пункта применяются к студентам, несовершеннолетним, пенсионерам, людям с ограниченными возможностями и некоторым другим категориям граждан.

Вопрос: Работодатель имеет две ставки специалиста по закупкам, но принимает на две ставки одного работника. Причем оформляет одного работника по двум трудовым договорам. В первом трудовом договоре указывает «Специалист по закупкам 1-го разряда», во втором — «Специалист по закупкам 2-го разряда». Издает два приказа по двум трудовым договорам. Теперь возникают вопросы с табельным номером: 1. Присваивать один табельный номер или два разных табельных номера? 2. Имеет ли работодатель право присвоить два разных табельных номера одному работнику по разным должностям (по двум трудовым договорам)? 3. Если работодатель присвоит два табельных номера одному работнику, то может ли работодатель выдавать два расчетных листка по каждому табельному номеру? Или расчетный лист должен быть один? 4. Если работнику работодатель предложит еще внутреннее совмещение, то нужно ли работодателю присваивать работнику третий табельный номер?
Посмотреть ответ

Кто присваивает табельный номер работнику

В каждой организации, ведущей подобный учет персонала, должен быть специалист, на которого возложена данная обязанность. Как правило, это либо руководитель подразделения, либо сотрудник кадрового отдела, которые впоследствии передают данные в бухгалтерию, либо непосредственно бухгалтер, либо специальный табельщик. Последнее особенно распространено на крупных промышленных предприятиях. Уполномоченный работник ведет реестр и учет присвоенных шифров, контроль за правильностью их присвоения и использования.

Кому присваиваются табельные коды

Табельные номера должны присваиваться всем сотрудникам предприятия, на котором ведется табельный учет. В частности:

Внимание! Если работник совмещает должности в рамках одного структурного подразделения или отдела, заводить на него отдельный табельный номер не нужно. Однако, если его вторая работа находится вне данной организации или в другом подразделении, то присвоение табельного номера является вполне целесообразным.

Вопрос: Обязательно ли присвоение нового табельного номера внутреннему совместителю? Может ли организация быть оштрафована за один и тот же табельный номер работника по основной работе и по внутреннему совместительству?
Посмотреть ответ

Как присваивается табельный номер

По общепринятым правилам кадрового и бухгалтерского учета, табельные номера должны присваиваться с единичного значения. По мере увеличения численности сотрудников данная цифра, соответственно, растет в хронологическом порядке, без пропусков. Для шифровки табельного номера используются только арабские цифры, без внесения каких либо других символов, типа точек, кавычек, дефисов и т.д.

Однако, вышеприведенная информация не является строго обязательной. Дело в том, что в законе нет ни специальных пунктов, ни каких-либо нормативных актов, регламентирующих присвоение табельных номеров. Так что, чисто теоретически, каждое предприятие вправе самостоятельно решать, как именно разрабатывать и применять к сотрудникам эти цифровые коды, а также корректировать их в дальнейшем.

Поскольку табельный учет позволяет держать порядок в ведении внутренней документации, то при назначении табельных номеров желательно придерживаться следующих рекомендаций:

Присваивание табельных номеров уволившихся вновь принятым сотрудникам

Рано или поздно практически все специалисты, занимающиеся табельным учетом на предприятиях и организациях, задаются вопросом: можно ли повторно присваивать табельные номера? Поскольку законодательно это никак не регламентируется, то здесь приходится опираться на сложившуюся практику. А она такова, что обычно уже использовавшиеся номера либо не находят дальнейшего применения, либо присваиваются новым работникам по прошествии, не менее чем одного года с того времени, как был уволен ранее числившийся на нем сотрудник.

Где регистрируется учет табельных номеров

Предприятия, пользующиеся табельным учетом сотрудников, ведут, как правило, и журнал учета табельных номеров. В нем фиксируются следующие данные:

Подводя итог вышеприведенной информации, можно сказать, что ведение табельного учета является довольно важной составляющей частью кадрового и бухгалтерского делопроизводства. Однако, при присвоении табельных номеров следует руководствоваться некоторыми правилами, которые каждое предприятие вправе разработать самостоятельно. Впрочем, их нарушение не ведет ни к каким санкциям со стороны контролирующих органов. Тем не менее, безупречный табельный учет существенно облегчает и оптимизирует работу кадровых и бухгалтерских отделов, позволяя избегать ошибок в начислении заработной платы и иных выплат.

Источник

Личная карточка работника по форме Т-2. Образец заполнения

Личные карточки работников используются учреждениями с целью полного учета персонала. Закон обязывает руководителей позаботиться о создании такой карты для каждого сотрудника. Бланком для этих документов служит форма Т-2. Она утверждена и унифицирована постановлением №1 Госкомстата РФ и сохраняет изначальную структуру с января 2004 года.

Образец и пустой бланк личной карточки работника

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Как устроена форма. Основные особенности

Личные карты сотрудников – это необходимая база для создания картотеки всех сотрудников учреждения. Они хранятся в картотеке по алфавиту. Если работников в учреждении много, то документы могут быть структурированы по подразделениям. Четких законных требований к оформлению картотеки нет. Нужно лишь одно – чтобы у каждого работника была личная карточка по форме Т-2.

Форма Т-2 состоит из 4 страниц. Информация в ней разделена на 11 тематических блоков. Заполнять карточку необходимо человеку из кадровой службы, а если это по каким-то причинам невозможно – руководителю учреждения

Форма Т-2 имеет несколько важных особенностей:

Важно! От обязательств по созданию личных карт освобождены лишь предприниматели. Но даже они зачастую ведут карты собственному желанию, чтобы использовать их в управленческой работе.

Общие сведения о заполнении карточки

Законодательство не устанавливает четких сроков для создания карточки Т-2. Оптимальный вариант – создать ее в момент взятия человека на должность, но можно и повременить. Главное – чтобы отметка в трудкнижке о взятии на должность была продублирована в карточке.

Для успешного создания карточки Т-2 необходим ряд бумаг:

Важно! Специфика работы, на которую принимается человек, иногда вызывает необходимость предоставления дополнительных бумаг. Работодатель обязан запросить их, чтобы информация в карточке Т-2 была полной.

Чтобы заполнить раздел 2, который содержит информацию о военном учете, понадобятся такие документы:

Заполнение. Подробный пример

Форма Т-2 – это довольно крупный документ, поэтому мы рассмотрим ее заполнение отдельно для каждого из 11 подразделов. Чтобы лучше понять структуру карты и узнать, какие существуют подразделы, скачайте бесплатный образец. Этот документ в формате *.xls не содержит ошибок и может смело быть использован как в ознакомительных целях, так и в непосредственной работе службы кадров.

Как заполнить шапку личной карты работника

Шапка содержит коды ОКУД и ОКПО. При этом ОКУД – код самой карточки, а ОКПО – код учреждения, основанный на статистических данных. Помимо этого, нужно вписать полное название учреждения (сокращения недопустимы). После названия нужно поставить запятую и написать адрес (лучше фактический, а не юридический). Это на ваше усмотрение, в примере мы указывать не стали.

Далее идет небольшая таблица, которая заполняется следующим образом:

Дата ставится в формате ДД.ММ.ГГГГ (к примеру, 01.08.2016).
Табельный номер – это порядковый номер присвоенный работнику в учреждении.
ИНН вписывать не обязательно. Человек не обязан его предоставлять при трудоустройстве, поэтому поле можно оставить пустым.
СНИЛС (номер страховки) является необходимым. Человек должен предоставить его в связи с ч. 1 статьи 65 ТК РФ. Если это его дебютное трудоустройство, то в связи с ч. 4 той же статьи СНИЛС должен быть выдан работодателем.
«Алфавит» – это поле для ввода начальной буквы из фамилии работника.
Характер работы вписывают, основываясь на приказе работодателя. Он бывает постоянным или временным.
Пол можно указать буквой М/Ж, а можно написать слово целиком.

Заполнение формы Т-2 по разделам

Раздел 1. Общие сведения

Этот раздел должен быть заполнен информацией из паспорта работника. Вписывать информацию нужно разборчиво, ничего не сокращая. Есть особенности, которые обязательно нужно учитывать при заполнении:

Дата рождения вписывается целиком (к примеру, 23 мая 1982 г.), а в поле «Код» – дублируется в формате ДД.ММ.ГГ (23.05.82).
Запись о месте рождения не может быть длиннее 100 символов. Использовать географические сокращения (гор., обл., пос. и т.д.) можно, но такие слова, как село, станица, кишлак, аул нужно писать целиком.
При двойном гражданстве нужно указывать название страны, гражданином которой является работник.
Название образовательного учреждения, которое закончил работник, можно сокращать без ущерба для смысла.
Стаж нужно рассчитывать на основании пункта 61 Инструкции, которая утверждена постановлением №192п Правления ПФР.
ФИО членов семьи вписываются полностью, без сокращений.

Если прописка и место фактического проживания идентичны, то адрес не нужно дублировать. Вторая графа просто не заполняется.

Самый сложный пункт раздела 1 – кодировки. Ошибки в них недопустимы:

ОКАТО – код населенного пункта, утвержденный постановлением №413 Госстандарта РФ;
ОКИН – код гражданства работника (гражданство РФ – 1, двойное – 2, иностранец – 3, отсутствие гражданства – 4);
ОКСО – код профессии или специальности, полученной работником в процессе образования;
ОКПДТР – еще одна форма кода специальности.

Важно! У работника службы кадров быть доступ ко всем кодировкам. Он не может требовать эти коды с человека, на которого создается карточка.

Раздел 2. Сведения о военном учете

Для заполнения этого раздела используются документы военного учета. Трудностей при заполнении быть не должно, ведь требования карты Т-2 предельно понятны. Впрочем, есть несколько важных особенностей:

Пункт 1 не нужно заполнять, если человек, устраивающийся на работу – офицер запаса.
Пункт 3 заполняется без каких-либо сокращений.
Пункт 7 может измениться, поэтому его заполняют карандашом.
Раздел 2 должен быть проверен и подписан инспектором по кадрам.
Кроме подписи, должна быть указана ее расшифровка и должность проверяющего.
Подписать этот раздел необходимо и работнику.

Раздел 3. Прием на работу. Переводы

От этого раздела полностью зависит трудовой стаж работника, поэтому ошибки недопустимы. Основной документ для заполнения – приказ руководителя. Вся информация, обозначенная в разделе 3, должна быть продублирована в трудкнижке. Работник должен заверить подписью все записи раздела.

Раздел 4. Аттестация

Главный пункт этого раздела – «Решение комиссии». В этой графе должна стоять официальная формулировка, такая как «соответствует занимаемой должности». В случае несоответствия пишется «не соответствует», а при необходимости переаттестации это указывается в решении специальной комиссии.

Даты проведения аттестации и создания протокола записываются в формате ДД.ММ.ГГГГ. Основанием для заполнения раздела служит документ, выданный человеку в момент аттестации.

Разделы 5-6. Повышение квалификации. Профессиональная переподготовка

Эти разделы заполняются по документам человека, устраивающегося на работу, или по информации отдела подготовки кадров. Особых трудностей в их заполнении нет. Даты нужно указывать в формате ДД.ММ.ГГГГ. Заполнение всех разделов обязательно (кроме случаев, когда написать нечего – например, при отсутствии квалификации или переподготовки).

Раздел 7. Награды

В этот раздел вписываются любые разновидности поощрений, которые сотрудник получил в процессе трудовой деятельности. Основаниями служат статья 191 ТК РФ и локальные акты. Помимо отметок о наградах т почетных званиях, их нужно перечислить. Сокращения допустимы, если они не влекут за собой потерю смысла.

Раздел 8. Отпуск

В этом разделе указываются данные о каждом отпуске, который был получен работником:

Нужно обязательно указывать тип отпуска, его временные рамки, продолжительность и основания для предоставления. Если отпуск был использован по частям, рабочий год всё равно рассчитывают полностью.

Важно! Если работник трудится в учреждении долгое время, то раздел отпусков переполнится. После этого создается «Дополнение к личной карточке работника». Это дополнение должно иметь шапку, аналогичную шапке основного документа, а также табличную часть недостающего раздела.

Раздел 9. Социальные льготы

Этот раздел включает всю информацию о льготах, предоставленных работнику в соответствии с законодательством РФ.

Раздел 10. Дополнительные данные

В этом разделе можно вообще ничего не писать. Единственное основание для его заполнения – желание работодателя. Здесь может содержаться информация об учебе работника, о посещении каких-то курсов, о группе инвалидности и т.п.

Раздел 11. Прекращение трудового договора

Особенности заполнения этого раздела – такие же, как и у раздела 3. Разница лишь одна – подпись должен поставить не только работник, но и инспектор по кадрам. Датой увольнения считается день, когда сотрудник в последний раз фактически выполнял свою работу.

Распространенные ошибки при заполнении формы Т-2

Случается так, что сотрудники кадровой службы допускают ошибки в личной карточке работника. Особых последствий это не имеет, а самому работнику – тем более не вредит. Но если ошибок много, то при внешней проверке кадровая служба может быть оштрафована за некачественную работу.

Основные ошибки, встречающиеся наиболее часто:

Использование спецсимволов

Косая черта (/), двоеточие (:), знак равенства (=) и другие спецсимволы нельзя использовать в форме Т-2. Особенно строго они запрещены в зоне кодирования.
Неаккуратное заполнение. Текст может выходить за пределы предназначенных полей, если это необходимо. Но в зону кодирования он выходить не должен. Если в этой зоне окажется хотя бы одна буква, формально карточка будет считаться испорченной, и ее потребуется переписать заново.

Прочерки

Эта распространенная ошибка вызвана тем, что в многих других документах прочерки допустимы или даже необходимы. В форме Т-2 их не должно быть. Если в графе нечего написать, то ее следует оставить полностью пустой.

Заполнение формы на компьютере

Первичное заполнение Т-2 (при приеме на работу) можно проводить на компьютере или вручную. Но записи, сделанные в процессе работы сотрудника, нужно делать строго от руки! С этими записями сотрудника нужно ознакомить под расписку.

Важно! Испорченную карточку (см. ошибку 2) можно переписывать лишь при первичном заполнении. Если документ был испорчен при последующем внесении записей, то переписывать или перепечатывать его нельзя.

Надеемся, данный материал помог вам оформить личную карточку работника. Не забудьте сохранить страницу в социальных сетях — пригодится!

Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Источник

Как присваивается табельный номер сотруднику?

Присвоение табельного номера сотруднику — это обязательно?

В соответствии со сложившейся на российских предприятиях практике каждому специалисту, заключившему с работодателем срочный или бессрочный контракт, назначается табельный номер, который впоследствии фиксируется во всех документах, имеющих отношение к кадровому учету и расчету зарплаты. Формированию такой практики способствовал, прежде всего, тот факт, что положениями п. 18 приложения к письму Госкомтруда СССР, Министерства финансов СССР, ЦСУ СССР от 27.04.1973 № 75-АБ/89/10-80 использование табельных номеров фактически предписывалось. Однако совместным приказом Минтрудсоцзащиты, Минфина и Росстата от 01.02.2021 № 31/46/20 указанное письмо было отменено. Применение табельных номеров с того момента работодатель регулирует самостоятельно. Вместе с тем правомерно говорить о том, что такие номера задействуются регулярно.

Предусматривается их указание в самых разных документах организации, например:

Таким образом, использование табельных номеров, несмотря на отсутствие законодательных предписаний, на российских предприятиях по-прежнему распространено. Общепринято при этом правило, по которому в случае, если человек прекращает трудовые отношения с фирмой, его табельный номер желательно не присваивать другому сотруднику в течение 1–2 лет.

Рассмотрим далее различные нюансы применения табельных номеров в кадровом учете на практике.

Процедура присвоения табельного номера

Общий алгоритм назначения табельного номера работнику может быть следующим:

Сведения о занятых табельных номерах могут отражаться в специальном журнале учета. Его форма не установлена законом. Как правило, в ней предусматривается указание:

В обоих документах фиксируется табельный номер.

Узнать больше о процедуре приема сотрудника на работу вы можете в статье «Как составить приказ о приеме на работу — образец-2021».

Прежде чем попасть в кадровые документы фирмы, табельный номер должен быть тем или иным образом сформирован. Изучим, как это может быть осуществлено.

Принципы формирования табельного номера

Законодательство не устанавливает четких требований к способу формирования, структуре и прочим характеристикам табельного номера, например длине. Работодатель вправе использовать номера, составленные по любому удобному для сотрудников принципу.

Общепринятым в российских компаниях можно считать подход, когда используется табельный номер, имеющий в своем составе только арабские цифры, длиной, не превышающей 6 цифр. Табельные номера могут присваиваться сотрудникам соотносительно с очередностью оформления их трудовых договоров.

В фирме может быть предусмотрена система соотнесения структуры табельного номера с теми или иными характеристиками трудовой функции человека. Как вариант — система, позволяющая по табельному номеру точно определить отдел, в котором работает специалист (например, по первым цифрам).

ИНТЕРЕСНО! В практике бухгалтерского учета на советских предприятиях предусматривалось применение табельных номеров работников из четырех цифр (пп. 7, 8 приложения 1 к методическим указаниям, утвержденным письмом Министерства финансов СССР и ЦСУ СССР от 20.02.1981 № 35/34-Р/426).

Особенности применения табельного номера

Общепринятым можно считать правило, по которому табельный номер выполняет двойственную функцию:

Данный подход правомерно обосновать следующими соображениями.

В п. 18 приложения к письму № 75-АБ/89/10-80 (условимся рассматривать его как источник рекомендательного характера) говорится о том, что табельный номер должен фиксироваться в документах по учету заработной платы. Поскольку зарплата начисляется отдельно по каждой должности, по ним следует применять разные идентификаторы — в данном случае в виде табельного номера. Так, в расчетной ведомости (форма № Т-51) напротив каждого табельного номера указывается должность работника.

Узнать больше о специфике применения формы № Т-51 вы можете в статье.

Таким образом, если человек работает на двух должностях у одного работодателя, ему, как правило, присваивается два табельных номера. В структуре журнала учета данных номеров могут быть предусмотрены отдельные графы для специалистов, работающих по совмещению — для удобства учета.

Порядок формирования и применения табельных номеров устанавливается локальным нормативом работодателя. В частности, в нем может быть регламентирован порядок применения табельного номера работника при повторном приеме.

Ведение личного дела сотрудника сопряжено с обработкой его персональных данных. Как верно организовать хранение персональных данных, какие данные можно хранить, а какие — запрещено? Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и получите алгоритм работы с перчональными данными, а также бланки и образцы необходимых для этого приказов.

Нужен ли новый табельный номер сотрудника при повторном приеме?

Однажды присвоенный сотруднику табельный номер по общераспространенному правилу сохраняется за ним (его должностью — одной или несколькими) до момента увольнения из компании (прекращения работы на должности). По факту увольнения (прекращения работы на этой должности) табельный номер может сохраняться за специалистом в течение рекомендованных отмеченным письмом № 75-АБ/89/10-80 сроков.

Таким образом, если работник вернулся в компанию в течение 1–2 лет, для его идентификации (либо его должности — одной или нескольких) целесообразно применить прежний табельный номер.

Если человек вернулся позднее истечения срока закрепления за ним табельного номера, его применение будет возможным, только если к тому моменту соответствующий номер не был передан другому работнику.

Отдельные правила применения табельного номера работодатель может установить и в отношении идентификации должностей работников (как мы отметили выше, для каждой из них может быть определен отдельный табельный номер).

Например, если уволившийся работник очень быстро вернется в компанию на другую должность, то и табельный номер ему могут назначить новый, а прежний — передать первому работнику, пришедшему на прежнюю должность уволенного сотрудника. Данный подход облегчит бухгалтерам порядок расчета зарплаты, который зависит, как мы отметили выше, от характеристик должности, а не от личности работника.

Итоги

Табельный номер в соответствии со сложившейся на российских предприятиях практикой кадрового учета назначается работнику при заключении договора. Если сотрудник занимает несколько должностей в фирме, ему выделяется отдельный табельный номер для каждой должности. Если человек увольняется, в течение от года до двух лет работодатель может сохранять за ним табельный номер. Учет номеров ведет ответственный работник с применением специального журнала.

Узнать больше о применении кадровых документов, в которых указывается табельный номер, вы можете в статьях:

Источник