в чем заключаются функции документа

Тема 2. Понятие документа, документопотока. Правила составления документов

Цели обучения — познакомить студентов:

Оглавление

Понятие документа, документопотока

Информационные связи предприятия и документопотоки

Документопоток — это процесс передвижения документов одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю. Документопотоки связывают все подразделения экономической системы в единую информационную систему. Документопотоки экономической системы делятся:

Свойства управленческой информации

Каждый вид деятельности вызывает появление своего класса информации, поэтому в экономической системе можно выделить несколько eе видов:

Ведущее место занимает управленческая информация, содержащая цели и подцели функционирования предприятия, определяемые на базе использования всех остальных классов информации и, в первую очередь, экономической информации.

К каждому классу информации предъявляются особые требования. Так, к управленческой информации предъявляются следующие:

Основные понятия делопроизводства

Наиболее массовой и удобной для восприятия является документальная форма существования информации.

Делопроизводство — деятельность, охватывающая процесс создания документов и организацию работы ними.

Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документ содержит сведения, отражающие:

Он обладает двумя отличительными свойствами: полифункциональностью и наличием юридической силы.

Функции документа

К числу функций, которые реализуются с помощью документа, относятся:

Наличие юридической силы обеспечивается наличием реквизитов, присущих данному виду документа.

Реквизит – информационный элемент документа, расположенный в строго определенном месте (ГОСТ).

Поскольку документы возникают и передвигаются в системе по мере выполнения функций управления или каких-либо деловых процессов, то на каждом предприятии, организации и фирме создается свой документооборот. Под документооборотом понимается регламентированная совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке, на определенном рабочем месте с использованием определенных методов и средств, т. е. технологии обработки, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив. Документооборот на предприятии может быть двух типов:

Основные требования к организации документооборота заключаются в следующем:

Для каждого типа документов должен быть разработан свой маршрут движения.

Основные задачи делопроизводства

Главная цель делопроизводства – информационное обеспечение управления.

Основные задачи делопроизводства вытекают из главной цели. К ним следует отнести:

Большая часть информации, используемая для управления, фиксируется в различных документах.

Нормативная база делопроизводства

Нормативную базу делопроизводства составляют законы и нормативно-правовые акты. Они регламентируют создание и продвижение документов в процессе деятельности организаций, учреждений и предприятий.

Составляющие нормативной базы делопроизводства показаны на слайде 5.

Основные нормативные документы

Классификация документов

Общее представление и признаки классификации

Документы можно классифицировать по различным признакам:

Можно перечислить еще множество признаков классификации. Рассмотрим наиболее употребительные виды классификации.

На слайде представлена классификация документов по характеру информационных связей предприятия.

Внешними считаются также документы, поступающие из других организаций или предназначенные для других организаций.

Внутренними документами можно назвать такие, которые создаются и имеют хождение только внутри предприятия или учреждения.

Классификация управленческих документов по функциональному назначению представлена на слайде.

К организационным документам предприятия можно отнести:

К распорядительным документам относятся:

К документам по личному составу относятся документы, устанавливающие отношения между гражданином и предприятием:

К информационно-справочным документам относятся письма, факсы, докладные записки, телефонограммы и др.

Входящие – документы, которые поступили на предприятие от других организаций.

Исходящие – документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям.

Внутренние – документы, имеющие хождение внутри предприятия, которые содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи.

Первичные – документы, в которых зафиксированы исходные данные.

Сводные – документы, в которых собраны данные из нескольких первичных документов.

Документооборот можно представить в виде нескольких потоков, циркулирующих в организации:

Рис. 1. Документооборот на предприятии

Правила составления документов

Установка формата бумаги и размеров полей

Документы оформляются в основном на бумаге формата А4 (реже на А5), а некоторые документы, содержащие таблицы, графики, схемы, – на бумаге формата А3.

Каждый документ, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля.

Поле – пространство по краям листа бумаги, свободное от размещения информации.

Источник

Функции документов

Информацию, содержащуюся в документах можно подразделить на: 1) ретроспективную (относящуюся к прошлому); 2) оперативную (текущую); 3) перспективную (относящуюся к будущему). Существуют и другие классификации информации. Например, разделение на первичную и вторичную; по жанрам; видам; носителям и проч.

Каждый документ имеет информационную емкость (или информационный потенциал), т.е. количество и качество информации.

Информационная емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.

Социальная функция тоже присуща многим документам, т.к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ также сам может влиять на социальные отношения них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить.

Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция:
1) документы, ориентированные в одном направлении (законы, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.);

Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.

В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т.п.)

Ко второй категории относятся документы, которые на время приобретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией.

Автор документа, как правило, наделяет его какой-то одной функцией, объективно же этот документ несет и иные функции и с течением времени удельный вес той или иной функции изменяется. Перечисленные функции можно подразделить на функции оперативного характера, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, учета) и функции постоянно действующие (информационная, социальная, исторического источника). Например, аттестат зрелости содержит информационную, культурную, социальную, правовую и функцию исторического источника, др. примеры.

Источник

Функции документов. Знание функций документов имеет существенное значение для

Знание функций документов имеет существенное значение для

уяснения подлинных целей создания документов и заключенной в них

информации, для правильного понимания роли документа в данной

социальной структуре, в данной системе экономических, социальных

сформулировать определенные требования к их организации, содержанию,

форме, технологии их обработки.

Функция документа– это целевое назначение, присущее ему.

Следует отметить, что не существует документов, несущих лишь одну

строго ограниченную функцию. Документ полифункционален, то есть в

одном и том же документе наблюдается переплетение различных функций,

и потому разграничить их можно только условно, для удобства их

классификации и анализа.

Поскольку понятие «документ» неразрывно связано с

материализацией информации, постольку основной и наиболее

обобщающей функцией является информационная.Она присуща всем без

исключения документам, так как необходимость фиксировать

информацию является причиной появления любого из них.

Информационная функция имеет сложную структуру. В ее состав входит

запечатление (фиксация), сохранение, передача информации.

Важнейшей информацией, которую содержит документ, является

социальная, то есть информация о процессах, происходящих в обществе.

Социальная функциядокумента состоит в запечатлении, сохранении и

передаче именно социальной информации. Социально значимым, то есть

выполняющим определенную социальную функцию является любой

документ, поскольку он порожден той или иной общественной

потребностью. Информация может содержаться как в готовом виде, так и в

форме, которая позволяет извлечь ее только в результате анализа.

Документ является не только продуктом определенных социальных

отношений, но и сам может воздействовать на эти отношения, в

определенной степени формировать их. Поэтому социальная функция

документа определяется местом, ролью документа в данном обществе, в

В том случае, когда оказывается, что данный документ

фальсифицирован, содержащаяся в нем информация не перестает быть

социальной. В таком случае выясняется, какой общественной

потребностью была вызвана фальсификация, что проливает новый свет на

характер данного общества, учреждения, группы людей или отдельного

человека. В то же время значение документа тем выше, чем объективнее в

нем отражена закономерность функционирования общества и его

структура, так как это помогает воспроизвести механизм действия

общественной машины. Социальная информация – это информация не

только об обществе, но и о конкретной личности, ее социальных связях.

Следовательно, социальная функция документа – это отражение в нем

деятельности, места и роли данного человека в обществе.

Тесно связанна с информационной коммуникативнаяфункция

документа. У этой функции есть своя специфика – передача информации

во времени и пространстве. По своему содержанию коммуникативная

функция – это организация и поддержание информационной связи в

обществе между отдельными элементами общественной структуры. В

коммуникативной функции можно выделить две подфункции, которым

соответствуют две категории документов документы, ориентированные в

определенном направлении: сверху вниз (то есть от законодателя к

исполнителю, от руководителя к подчиненному – законы, указы,

постановления, распоряжения, приказы, инструкции) и снизу вверх

(докладные записки, заявления, жалобы); – документы двустороннего

действия, взаимосвязанные между собой (деловая и личная переписка,

договорные документы и т.д.).

В управленческой функциидокументы выступают как средство

управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы,

созданные для целей управления и в процессе его реализации. В

управленческой функции также можно выделить две основные

подфункции: – стабилизация, нормальное функционирование и

совершенствование государственной системы в целом и каждого

государственного учреждения в отдельности; – обеспечение нормального

функционирования каждого члена данного общества в его конкретной

социальной роли. Управленческие документы отражают стадии, звенья,

циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления. В

управленческой функции документ выступает прежде всего в нормативной

роли, как регулятор различных сторон деятельности общества,

государства, учреждения, организации, предприятия.

Правовая функция– функция фиксации, закрепления и изменения

правовых норм и правоотношений. Выполняя эту функцию, документы

устанавливают, закрепляют, изменяют правовые нормы и правоотношения

или прекращают их действие. Это, прежде всего, правовые акты органов

государственной власти и государственного управления (указы, законы,

постановления и др.), акты управления, издаваемые учреждениями,

предприятиями, организациями и влекущие за собой определенные

юридические последствия (приказы, распоряжения, инструкции и др.).

Сюда можно отнести все договорные документы, фиксирующие

договорные отношения. В эту категорию входят имеющие юридическое

значение удостоверительные документы (метрические свидетельства,

паспорта, дипломы об образовании и др.) и оправдательные финансовые

документы (приемные и сдаточные акты, накладные и др.). В принципе,

любой документ может быть доказательством, тем самым он временно

будет наделен правовой функцией.

Функция учетадает не качественную, а количественную

характеристику информации. Функция учета – это регистрация и

группировка в цифровом выражении информации, связанной с

хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с

целью их анализа, контроля. В документах, выполняющих функцию учета,

отражены и систематизированы, прежде всего, многообразные проявления

хозяйственной деятельности государства и его исполнительно–

распорядительных органов. Поэтому документы, наделенные функцией

учета, фиксируют в специфической форме широкий спектр информации.

Основные виды учета находят отражение в статистических и финансово–

Одна из важнейших функций документа – культурная. В данной

функции он выступает в качестве средства закрепления и передачи

культурной традиции. В этом смысле документ может быть определен как

культурный образец, фиксирующий информацию с помощью письменных,

печатных, фото–, фоно– и аудиовизуальных способов запечатления.

Культурную функцию выполняет крупный комплекс документов

(например, научно–техническая документация, произведения искусства). В

них находят отражение уровень научного и технического развития

общества, специфика научного и художественного творчества на

определенном этапе социальной эволюции. Следовательно, культурная

функция документов состоит в фиксации и закреплении полученных

знаний, традиций, эстетических норм, систем ценностей, поведения и

деятельности, навыков, ритуалов, традиций, выработанных и

сохранившихся в обществе. В этой функции документы можно

рассматривать как инструкцию по применению этих знаний, норм,

навыков и т.д., а само документирование – как процесс закрепления,

концентрации и передачи культуры.

Функция документа как исторического источникаизучается

исторической наукой. Документ становится историческим источником с

момента его возникновения, а не тогда лишь, когда поступил на

постоянное хранение. Документ сочетает в себе, как отмечалось, несколько

функций, которые тесно переплетены между собой. Например, в акте

управления обычно преобладает управленческая функция, но в то же

время он выполняет и другие функции (информационную,

коммуникативную, социальную, исторического источника). Значение той

или иной функции со временем изменяется, так как изменяется и роль

самого документа в общественных отношениях, в данной социальной

структуре, в процессе управления и т.д.

Существуют функции, время действия которых ограничено

(коммуникативная, управленческая, правовая, учета), и функции

постоянно действующие (информационная, социальная, исторического

источника). Функции документов, их целевое назначение определяется

необходимостью в реализации конкретной общественной потребности и

особенно выражены не в единичном документе, а в комплексе документов,

Источник

В чем заключаются функции документа

Что такое документ?

Документ— материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде.

В узком смысле документ — облечённый в письменную форму носитель информации, удостоверяющий наличие фактов определённого значения. В широком смысле и книга, и скульптура — документы. Важный вид документов — различные удостоверения, подтверждающие личность человека, его принадлежность к какой-либо организации или разрешение заниматься определённой деятельностью. Совокупность документов, посвящённых какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу, учреждению и т. п., называется документацией. Виды обработки документов делятся на семантические (перевод, реферирование, аннотирование) и несемантические (копирование, передача, преобразование в другую форму представления).

Документы различают:

· организационные документы (Устав, Должностная инструкция, Положение, Штатное расписание, Структура и штатная численность);

· распорядительные документы (Приказ, Выписка из приказа, Распоряжение, Указание, Постановление, Решение);

· информационно-справочные документы (Акт, Протокол, Докладная записка, Объяснительная записка, Служебная записка, Письмо, Справка);

· учётно-расчетные (бухгалтерские) документы (Платёжное поручение, Счёт-фактура, Накладная, Акт и т. п.);

· нормативные документы с позиции правовых норм регламентируют общие принципы, правила или характеристики. Охватывают такие понятия, как Стандарты, Нормы, Правила, Своды правил, Регламенты и другие подобные документы.

2. По времени создания — первичные и вторичные (реферат, аннотация, обзор и т. д.);

3. По способу изготовления — черновой, беловой, электронный, изобразительный, рукописный документ, машинописный, печатный (брошюра, книга, журнал);

4. По типу содержания — текстовые, иконические (графические), идеографические (схемы, карты, ноты), аудиальные, мультимедийные;

5. По способу представления — электронный, на бумажных носителях;

6. По месту издания — внутренние, внешние;

7. По направлению отправки — входящие, исходящие;

8. По распространению — опубликованные, неопубликованные, непубликуемые, промежуточные;

9. По необходимости технических средств — человекочитаемые, машиночитаемые;

10. По уровню секретности — несекретные, секретные, с разным уровнем секретности, конфиденциальные и т. д.

Документы могут выполнять следующие функции, которые условно принято разделять на три блока:

· Функции, обеспечивающие процесс управления;

· Функции, носящие культурно-исторический характер.

Общие функции документа:

· Информационная — определяется потребностью документирования, хранения и предоставления информации;

· Коммуникативная — документы являются средством обмена информацией;

· Социальная — состоит в запечатлении, сохранении и передаче социальной информации; документ является не только продуктом определенных социальных отношений, но и сам может воздействовать на эти отношения; социальная функция определяется ролью и местом документа в данном обществе и жизни государства.

Специальные функции документа:

· Управленческая — в ней документ выступает как средство управления деятельностью;

· Организационная — документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений;

· Правовая — документ может являться письменным доказательством и быть источником права;

· Общекультурная — способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе;

· Историческая — документ является историческим источником.

Каковы основные признаки и свойства документа.

К общим функциям документа относятся:

информационная, социальная, коммуникативная, культурная.

Документы могут выполнять следующие функции, которые условно можно разделить на три блока:

1) информационные функции (собственно информационная, социальная, политическая и коммуникативная);

2) функции, обеспечивающие процесс управления (управленческая, правовая, учетная);

3) функции, носящие культурно-исторический характер (культурная, функция исторического источника).

Итак, фиксация и передача информации во времени и пространстве, а следовательно, сохранение зафиксированной информации, возможность ее использования (доступность) составляют основное содержание информационной функции.

Документы, выполняя информационную функцию, обладают определенной информационной емкостью (информационным потенциалом), т. е. характеризуются определенным количеством и качеством информации. Информационная емкость документа определяется такими показателями, как полнота, оптимальность и актуальность информации.

Важнейшей информацией, которую содержит документ, является социальная, т. е. информация о процессах, происходящих в обществе. Это позволяет выделить социальную функцию документа в качестве его самостоятельной функции. На изучении социальной информации базируются такие науки, как история, источниковедение и др.

В принципе каждый документ может выполнять социальную функцию, так как он возникает в силу определенной общественной потребности. Однако значение того или иного документа, выполняющего социальную функцию, может быть различным. Распорядительные документы (постановления правительства, например) имеют большее значение, чем справка с места работы, выданная гражданину.

Государственные стандарты по оформлению документов также выполняют социальную функцию, так как ориентированы на использование определенных средств обработки документов, указывающих на известную ступень технического развития, достигнутого страной (отраслью). Документы могут не только отражать процессы, происходящие в обществе, но и влиять на общественное развитие.

Каждый документ может дать представление об определенной отрасли деятельности, характеристику социальных отношений. Но эта характеристика будет неполной, если изучать единичные документы. Социальность и точность информации возрастает, если единичный документ сравнить с другими группами однотипных документов, которые относятся к одной отрасли деятельности, к одному периоду во времени и пространстве.

Социальная функция документа может проявляться и в характеристиках личности в ее социальных аспектах, т. е. в отражении деятельности, места, роли той или иной личности (как существа общественного) в определенной социальной структуре.

Политическая функциядокумента тесно связана с социальной функцией. Так, первые Декреты Советской власти выполняли не только социальную, но и политическую функцию, так как оказали влияние и на политические, и на социальные процессы. Документы, фиксируя и сохраняя информацию о политическом процессе, т. е. о внутренней и внешней политике государства, о деятельности политических партий, оппозиции, лидерах, выполняют свою политическую функцию.

Двусторонний обмен происходит с помощью документов, тесно связанных между собой (договорные документы, служебная переписка и др.).

Многосторонний обмен информацией происходит с помощью документов, рассчитанных на информирование всего общества (декреты, декларации, кодексы, законы и т. п.).

В настоящее время резко возросли коммуникативные возможности документа, так как резко увеличились скорости передачи информации и круг ее пользователей с помощью Интернета, Е-mаll (электронной почты) и др. В дальнейшем роль коммуникативной функции будет только возрастать, так как ежегодно увеличиваются объемы информации, число пользователей, меняется технология документационного обеспечения управления.

К специальным функциям документа относятся: управленческая, правовая, учетная, культурная и функция исторического источника.

В управленческой функциидокумент выступает как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации, для обеспечения процесса принятия решения. Документы, обладающие управленческой функцией, являются основным источником информации, играют большую роль в информационном обеспечении управления. С их помощью производится сбор первичных данных, информации о фактическом положении дел. Затем эти данные подвергаются систематизации и обобщению, что реализуется в различных сводках, справках, отчетах. Результатом являются документы, содержащие анализ и оценку положения дел, варианты возможных решений. Управленческие документы в специфической форме отражают стадии, звенья и циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления.

В правовой функциидокумент выступает как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения, предприятия, организации. Правовая функция документа выражается в фиксации, закреплении и применении правовых норм и правоотношений.

В чем заключаются функции документа

Как правило, ученые выделяют классические функции, выполняемые документами всех видов и типов. Данные назначения показывают общую цель, ради реализации которой представленная в статье категория была выведена.

Информационная функция документа является ключевой. Именно она обуславливает потребность существования категории для хранения, передачи и воспроизведения разной по своему типу информации. Главной функцией документа считается его возможность сохранять, нести и передавать информацию. В наш современный век информация стала товаром и в роли носителя выступает именно документ. Организация работы с информационными документами и с информацией прописана в Федеральном законе от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Социальная функция документа подчеркивает его исключительную важность для общества. Иными словами, категория не только координирует социальные отношения, но еще и порождает новые. Таким образом, документ занимает важное место в обществе и государственной деятельности. К ней можно отнести документы отображающие социальную среду в которой он создается – конституции, которые устанавливают порядок взаимоотношений в государстве, законодательные акты, уставы, положения, инструкции правила, договоры регулирующие взаимоотношения и т.д.

Коммуникативная функция свидетельствует о том, что документ является своеобразным примером людского взаимодействия. С его помощью происходит ускоренный обмен информацией любого типа

Культурная функция является одной из важнейших функций документа. Любой документ можно рассматривать как культурный феномен, в той или иной степени отражающий морально-нравственный, языковой, научно-технический уровень состояния общества. Документ осуществляет не только закрепление, но и передачу от поколения к поколению определенных знаний, культурных ценностей и традиций, нравственных норм принятых в обществе.

Дата добавления: 2018-04-04 ; просмотров: 1666 ; Мы поможем в написании вашей работы!

Источник